Genehmigungs-Workflow für Ihre App einrichten
Aktualisiert Aug 15, 2026
Manche Apps brauchen eine Freigabe. Eine Spesenabrechnung, eine Kaufanfrage oder eine Zeiterfassung sollte erst zählen, wenn jemand sie geprüft und genehmigt hat. Der Genehmigungs-Workflow von Sheetward gibt Ihnen genau diesen Schritt — ganz ohne zusätzliche Tools. Jeder Datensatz durchläuft Entwurf → eingereicht → genehmigt oder abgelehnt, und zwei benannte Genehmiger halten den Ablauf in Gang. Der Datensatz hält dabei lückenlos fest, wer was getan hat. Niemand kann die eigene Einreichung genehmigen — die Prüfung erfolgt also immer durch ein zweites Augenpaar.
Aktivieren
- Öffnen Sie die Seite Mitglieder Ihrer App. Nur Eigentümer können den Workflow einrichten.
- Wählen Sie unter Genehmigungs-Workflow einen Genehmiger und einen Stellvertretenden Genehmiger aus den Mitgliedern der App aus. Beide sind erforderlich, damit der Urlaub einer Person keine Abrechnung aufhält. Jeder von beiden kann auf einen eingereichten Datensatz reagieren, aber keiner von beiden kann etwas genehmigen, das er selbst eingereicht hat.
- Legen Sie den Schalter um. Mit dem Einschalten des Workflows wird auch Datensatz-Sichtbarkeit einschränken aktiviert: Eigentümer sehen jeden Datensatz, und jeder Bearbeiter sieht die Datensätze, die er erstellt oder bearbeitet hat. So bleiben die Spesenabrechnungen einer Person zwischen ihr, den Eigentümern und den Genehmigern.
- Hat die App noch Betrachter, werden diese beim Umlegen des Schalters zuerst aufgelistet. Ändern Sie jeden Betrachter in einen Bearbeiter oder entfernen Sie ihn, und versuchen Sie es dann erneut.
Wie ein Datensatz seinen Weg nimmt
| Status | Wer sieht ihn | Bearbeitbar? | Was als Nächstes passiert |
|---|---|---|---|
| Entwurf | Die erstellende Person und die Eigentümer | Ja, uneingeschränkt | Die erstellende Person reicht ihn ein |
| Eingereicht | Gemäß den Sichtbarkeitsregeln, zusätzlich die Genehmiger | Nein — schreibgeschützt für alle, auch für Eigentümer | Ein Genehmiger genehmigt oder lehnt ab; die erstellende Person kann ihn mit Zurückziehen in den Entwurf zurückholen, solange noch niemand reagiert hat |
| Abgelehnt | Die erstellende Person, die Eigentümer und der Genehmiger, der darauf reagiert hat | Erst nach Erneut bearbeiten | Die erstellende Person klickt auf Erneut bearbeiten, um ihn wieder zum Entwurf zu machen, korrigiert ihn und reicht ihn erneut ein |
| Genehmigt | Gemäß den Sichtbarkeitsregeln | Nein | Erledigt — es sei denn, der Eigentümer oder die erstellende Person klickt auf Wieder öffnen und holt ihn in den Entwurf zurück |
Einige Punkte im Detail:
- Ein neuer Datensatz beginnt als Entwurf. Die erstellende Person klickt auf Speichern & einreichen (oder bei einem vorhandenen Entwurf auf Einreichen), sobald er zur Prüfung bereit ist.
- Ein eingereichter Datensatz ist für alle schreibgeschützt — auch für Eigentümer — bis jemand darauf reagiert. Unter den Augen des Prüfers ändert sich nichts mehr.
- Eine Ablehnung erfordert eine kurze Notiz mit der Begründung; eine Genehmigung kann ebenfalls eine enthalten. Die Notiz erscheint direkt auf dem Datensatz und in seinem Verlauf, damit die erstellende Person nie raten muss, was zu korrigieren ist.
- Das Falsche eingereicht? Die erstellende Person kann einen eingereichten Datensatz mit Zurückziehen in den Entwurf zurückholen, solange noch niemand darauf reagiert hat.
Die Ansicht des Genehmigers
- Datensätze, die auf Sie warten, erscheinen in einem eigenen Abschnitt Zu Ihrer Genehmigung über der Datensatzliste. Ihre Warteschlange vermischt sich nie mit Ihren eigenen Datensätzen.
- Das Zwischenablage-Symbol in der Registerkartenleiste der App zeigt einen roten Punkt, sobald etwas auf Sie wartet. Das sind neue Einreichungen, wenn Sie Genehmiger sind, oder Ihre eigenen abgelehnten Datensätze. Ein Klick darauf öffnet die Liste.
- Die beteiligten Personen erfahren es in Nachrichten: die Genehmiger, wenn ein Datensatz eingereicht wird, und die erstellende Person, wenn er genehmigt oder abgelehnt wird.
Wer darf was löschen?
| Status des Datensatzes | Eigentümer | Bearbeiter |
|---|---|---|
| Entwurf | Können löschen | Können nur selbst erstellte Datensätze löschen |
| Eingereicht | Können nicht löschen | Können nicht löschen |
| Abgelehnt | Können löschen | Können nicht löschen |
| Genehmigt | Können nicht löschen | Können nicht löschen |
Niemand kann einen eingereichten oder genehmigten Datensatz löschen — lehnen Sie ihn zuerst ab oder öffnen Sie ihn wieder. So verschwindet kein freigegebener Datensatz stillschweigend.
Gut zu wissen
- Jede Einreichung, Genehmigung und Ablehnung wird zu einem Eintrag im Verlauf des Datensatzes: wer, wann und mit welcher Notiz.
- Die Spalte Status in der Datensatzliste zeigt den Stand jedes Datensatzes auf einen Blick.
- Eigenständige Exporte eigenständiger Apps behalten den gesamten Workflow — Status, Genehmiger und Sperren reisen mit dem eigenständige App. (Das Veröffentlichen einer App im öffentlichen Web ist etwas anderes und steht bei aktivem Workflow nicht zur Verfügung.)