アプリに承認ワークフローを設定する

一部のアプリには、承認のひと手間が欠かせません。経費精算、購買申請、タイムシートは、誰かが内容を確認して承認するまで確定させたくないはずです。Sheetward の承認ワークフローなら、別のツールを足さずにその確認ステップを追加できます。すべてのレコードは 下書き → 提出済み → 承認または却下 と進み、2 名の指定承認者が処理の滞りを防ぎます。レコードには、誰がいつ何をしたかの履歴がすべて残ります。自分の提出を自分で承認することはできないため、必ずもう一人の目が入ります。

有効にする

• アプリの メンバー ページを開きます。ワークフローを設定できるのはオーナーだけです。
• 承認ワークフロー の下で、アプリのメンバーから 承認者 と 代理承認者 を選びます。どちらも必須なので、1 人が休暇でも申請が止まりません。提出済みのレコードにはどちらでも対応できますが、自分が提出したレコードを承認することはできません。
• トグルをオンにします。ワークフローをオンにすると、レコードの表示制限 も同時に有効になります。オーナーはすべてのレコードを見られ、各編集者は自分が作成または対応したレコードを見られます。これにより、ある人の経費精算は、本人とオーナー、承認者の間にとどまります。
• アプリに閲覧者が残っている場合は、切り替え時にその一覧が先に表示されます。各閲覧者を編集者に変更するか削除してから、もう一度お試しください。

レコードはどう進むか

補足として、次の点を押さえておいてください。

• 新しいレコードは 下書き から始まります。準備ができたら、作成者が 保存して提出（既存の下書きなら 提出）をクリックします。
• 提出済みのレコードは、誰かが対応するまでオーナーを含む全員が読み取り専用 です。確認している最中に内容が書き換わることはありません。
• 却下には理由を書いた短いメモが必要で、承認にもメモを添えられます。メモはレコード上と 履歴 に表示されるので、作成者は何を直せばよいか迷いません。
• 間違ったものを提出したときは、誰かが対応する前なら、作成者が 取り下げ で下書きに戻せます。

承認者に見える画面

• あなたの対応を待っているレコードは、レコード一覧の上にある 承認待ち セクションにまとまって表示されます。承認待ちの一覧が自分のレコードと混ざることはありません。
• アプリのタブバーにあるクリップボードのアイコンは、あなたを待っているものがあると 赤いドット を表示します。承認者なら新しい提出があったとき、そして自分のレコードが却下されたときに点きます。クリックすると一覧が開きます。
• 関係者には メッセージ で通知が届きます。レコードが提出されると承認者に、承認または却下されると作成者に届きます。

削除できるのは誰か

提出済み と 承認済み のレコードは誰も削除できません。先に却下するか再オープンしてください。承認が済んだレコードが気づかないうちに消えることはありません。

知っておくと良いこと

• 提出、承認、却下はすべてレコードの 履歴 に残ります。誰が、いつ対応し、どんなメモを添えたかがわかります。
• レコード一覧の ステータス 列で、各レコードの状態がひと目でわかります。
• スタンドアロンのスタンドアロンアプリにはワークフローがそのまま含まれます。ステータス、承認者、ロックはスタンドアロンアプリと一緒に引き継がれます。（アプリを一般のウェブに公開するのは別の機能で、ワークフローが有効な間は利用できません。）