الأعضاء والأدوار

يعتمد Sheetward طبقتين من الأدوار، فتقرّر أنت من يدير مساحة العمل، وتقرّر بشكل منفصل من يستطيع استخدام كل تطبيق. دور مساحة العمل — مسؤول أو منشئ أو عضو — تختاره عند دعوة الشخص ويشمل مساحة العمل كلها. أما دور التطبيق — مالك أو محرر أو مشاهد — فيخص تطبيقًا واحدًا. والطبقتان مستقلتان: تُعيَّن أدوار مساحة العمل من وحدة تحكم المسؤول ← المستخدمون، وأدوار التطبيق من تبويب الأعضاء في كل تطبيق.

دعوة شخص إلى مساحة العمل

افتح وحدة تحكم المسؤول ← المستخدمون (للمسؤولين فقط).
أدخل عنوان البريد الإلكتروني للشخص.
اختر دوره في مساحة العمل — مسؤول أو منشئ أو عضو.
أرسل الدعوة.
يتبع الشخص الرابط الوارد في البريد لتعيين كلمة مرور والانضمام إلى مساحة عملك.

أدوار مساحة العمل

الدور	ما يمكنه فعله
مسؤول	إدارة مساحة العمل: التحكم بمن له حق الوصول، ومراقبة الاستخدام، ومتابعة خطة الاشتراك والفوترة، وأعمال الصيانة الدورية — كل ذلك من وحدة تحكم المسؤول التي لا يفتحها سوى المسؤولين. ويستطيع المسؤولون أيضًا إنشاء وإدارة كل تطبيق في مساحة العمل.
منشئ	كل ما يستطيعه العضو، بالإضافة إلى إنشاء التطبيقات وإدارتها. يصبح المنشئ تلقائيًا مالكًا لأي تطبيق ينشئه. لكن المنشئين لا يستطيعون حذف التطبيقات — فهذا يبقى بيد المسؤولين.
عضو	استخدام التطبيقات التي يشاركها معه مالك التطبيق، بالدور الممنوح له في كل منها — مالك أو محرر أو مشاهد.

أدوار التطبيق — يمنحها مالك التطبيق لكل تطبيق على حدة، من تبويب الأعضاء في التطبيق:

الدور	ما يمكنه فعله
مالك	كل شيء: تحرير البيانات، وإدارة أعضاء التطبيق، وتغيير التطبيق نفسه، والنشر، والأرشفة.
محرر	إضافة السجلات وتحريرها — مثل إدخال مطالبات المصروفات — واستيراد البيانات وتصديرها.
مشاهد	للقراءة فقط: عرض السجلات وتصديرها.

مالك مساحة العمل. من يسجّل مساحة عمل يصبح مالكها — وهو مسؤول من نوع خاص، ونقطة الاتصال الوحيدة لمساحة العمل. وكل مسؤول، بمن فيهم المالك، يكون تلقائيًا مالك التطبيق لكل تطبيق في مساحة العمل.

المنشئون يملكون ما يبنونه. يصبح المنشئ مالك التطبيق لكل تطبيق ينشئه، ويمكن لمالك آخر أن يمنحه دورًا في تطبيقات أخرى. غير أن المنشئين ليسوا مسؤولين: لا يمكنهم فتح وحدة تحكم المسؤول، ويبقى حذف التطبيقات ونسخها بيد المسؤولين. وإذا بلغ منشئ حدّ التطبيقات في الخطة، يُطلب منه التواصل مع مسؤول مساحة العمل — فالمسؤولون وحدهم يغيّرون الخطة. كما تحدّ الخطط من عدد المسؤولين والمنشئين والأعضاء في مساحة العمل، فتُرفض الدعوة متى امتلأت مقاعد الدور.

مساحة عمل واحدة لكل مسؤول — في العادة. تكون عادةً مسؤولًا في مساحة عمل واحدة فقط، لكن يمكنك أن تكون عضوًا في مساحات كثيرة. وفي خطة مفعَّل فيها خيار مساحات العمل المتعددة، يستطيع المالك إنشاء مساحات عمل إضافية من صفحة التسجيل — واحدة لكل وحدة أعمال مثلًا — كما يمكن دعوته مسؤولًا إلى مساحة عمل أخرى من هذا النوع. وفي ما عدا ذلك، تُرفض دعوة من يدير مساحة عمل بالفعل ليكون مسؤولًا — فادعُه عضوًا بدلًا من ذلك. أسماء مساحات العمل فريدة في Sheetward كله، لذا قد تحتاج المساحة الجديدة إلى اسم مختلف.

البيانات الحساسة تبقى محمية. تظهر حقول رقم الضمان الاجتماعي وبطاقة الائتمان مُقنَّعة باستثناء آخر 4 أرقام، في الشبكة وفي النماذج، مع زر إظهار أثناء التحرير. ويمكنك منح أي حقل المعاملة نفسها بقاعدة sensitive. أما أرقام البطاقات فتذهب خطوة أبعد: لا يُخزَّن منها سوى آخر 4 أرقام. وتُقنَّع هذه الحقول في عمليات التصدير افتراضيًا؛ ويمكن للمالك تحديد خيار تضمين البيانات الحساسة لتصدير القيم الحقيقية.

إعادة تعيين كلمة مرور عضو. يستطيع مسؤول مساحة العمل مساعدة من تعذّر عليه الدخول: من وحدة تحكم المسؤول ← المستخدمون، انقر إعادة تعيين كلمة المرور. يُنشئ هذا رابطًا يُستخدم مرة واحدة، صالحًا لمدة ساعة، يتبعه العضو ليختار كلمة مرور جديدة — ولا يراها المسؤول ولا يعيّنها في أي وقت.

قفل وصول الأعضاء. هل تحتاج إلى فترة هادئة لصيانة أو جرد؟ من وحدة تحكم المسؤول ← المستخدمون ← وصول الأعضاء، يستطيع المسؤول قفل مساحة العمل مؤقتًا أمام مستخدمي دوري عضو ومنشئ. أضف رسالة تظهر لهم عند محاولة تسجيل الدخول، ومدة رفع تلقائي اختيارية — أو أبقِ القفل ساريًا حتى ترفعه بنفسك. يحتفظ المسؤولون والمالك بالوصول، فيمكن رفع القفل في أي وقت.

تعطيل مستخدم أو إزالته. عندما يغادر أحدهم الفريق، أمام المسؤول خياران في وحدة تحكم المسؤول ← المستخدمون. التعطيل يمنع تسجيل دخوله في كل مكان؛ وإعادة التفعيل تستعيده. أما الإزالة فتُسقط وصوله إلى مساحة العمل هذه فقط — ويبقى حسابه وأي مساحات عمل أخرى كما هي. لا يمكنك فعل أيٍّ منهما مع نفسك أو مع مالك مساحة العمل. ولا ينطبق التعطيل إلا على حساب ينتمي إلى مساحة العمل هذه وحدها — فمن ينتمي إلى عدة مساحات عمل، أزِله من هذه المساحة بدلًا من ذلك.

الإجراء	ما الذي يحدث	الأنسب لمن
تعطيل	يمنع تسجيل دخول الشخص في كل مكان؛ وإعادة التفعيل تستعيده.	شخص ينتمي حسابه إلى مساحة العمل هذه وحدها.
إزالة	تُسقط وصوله إلى مساحة العمل هذه فقط — ويبقى حسابه وأي مساحات عمل أخرى كما هي.	شخص ينتمي إلى عدة مساحات عمل.

تقييد رؤية السجلات. عندما ينبغي ألا يرى المحررون سوى عملهم الخاص — كأن يرى كل مندوب مبيعات مطالبات مصروفاته فقط — يستطيع مالك التطبيق تفعيل هذا الخيار من صفحة الأعضاء في التطبيق. يظل المالكون يرون كل سجل، بينما يرى كل محرر السجلات التي أنشأها بنفسه فقط — في قائمة السجلات والبحث والتصدير ولوحات المعلومات على حد سواء. حتى عدد السجلات على بطاقة التطبيق يطابق ما يراه كل شخص فعليًا. ودور المشاهد غير متاح ما دام الخيار مفعَّلًا؛ ولذلك لا يبدأ التفعيل قبل تغيير دور المشاهدين الحاليين أو إزالتهم — فالخيار لا يزيل أحدًا من تلقاء نفسه. كما يرفض التفعيل ما دام التطبيق منشورًا على الويب — فقارئ الصفحة العامة مشاهد مجهول — لذا ألغِ النشر أولًا. وتحتفظ التطبيقات المستقلة المنشورة بالقيد. كما يُفعَّل تلقائيًا — ويبقى مفعَّلًا — ما دام سير عمل الموافقات في التطبيق قيد التشغيل.

سير عمل الموافقات. عندما تحتاج السجلات إلى توقيع بالموافقة — مطالبة مصروفات أو أمر شراء مثلًا — يستطيع مالك التطبيق تفعيل سير العمل من صفحة الأعضاء. يتطلب التفعيل تعيين معتمد ومعتمد بديل كليهما من أعضاء التطبيق، ويشغّل أيضًا خيار تقييد رؤية السجلات. تمر السجلات بعدها بالمسار: مسودة ← مُقدَّم ← موافَق عليه أو مرفوض. يُرسل المنشئ سجله، ويمكنه سحبه قبل أن يتصرف أحد. ويستطيع أي من المعتمدَين الاعتماد أو الرفض — لكن ليس سجلًا أرسله هو نفسه، وهذا تحديدًا سبب وجود معتمدَين اثنين. السجل المُقدَّم أو المعتمد للقراءة فقط عند الجميع، فلا يتغير سجل موقَّع عليه في صمت؛ ويبقى كذلك حتى يُسحب أو يُرفض أو يعيد المالك أو منشئه فتحه. يجد الموافِقون السجلات المنتظرة في قسم بانتظار موافقتك أعلى قائمة السجلات. يتطلب الرفض ملاحظة توضح القرار (وهي اختيارية عند الاعتماد)؛ وتظهر الملاحظة على السجل وفي سجل تغييراته. والحذف بدوره خطوة مقصودة: يحذف المالكون المسودات والسجلات المرفوضة، بينما لا يحذف المحررون إلا سجلات أنشأوها بأنفسهم وما دامت مسودات. تُظهر شارة الحالة وضع كل سجل، وتظهر نقطة حمراء على أيقونة صندوق الوارد حين ينتظرك شيء. ويُخطَر المعنيون في الرسائل. وتحتفظ التطبيقات المستقلة المنشورة بسير العمل كاملًا (من دون بريد إلكتروني).

الحالة	ما معناها	من يستطيع التصرف
مسودة	قيد الكتابة — لم يُطلب توقيع أحد بعد.	المنشئ يحررها أو يرسلها أو يحذفها؛ ويمكن للمالك حذفها أيضًا.
مُقدَّم	بانتظار القرار — والسجل للقراءة فقط.	أي من المعتمدَين يعتمد أو يرفض (لكن ليس ما أرسله هو نفسه)؛ ويمكن للمنشئ سحبه قبل أن يتصرف أحد.
معتمد	تم التوقيع عليه — يبقى السجل للقراءة فقط حتى لا يتغير شيء في صمت.	يمكن للمالك أو المنشئ إعادة فتحه للتعديل.
مرفوض	أُعيد مع ملاحظة توضح القرار.	يصحّح المنشئ السجل ويعيد إرساله؛ ويمكن للمالك حذفه.

السابقدعم تعدد اللغات التالينشر تطبيق على الويب

دليل مستخدم Sheetward

الأعضاء والأدوار