Import & Export
Bringen Sie Daten hinein und wieder heraus, ohne Ihre Excel-Gewohnheiten aufzugeben. Aus jedem Formular können Sie seine Datensätze nach Excel, CSV oder JSON exportieren und Datensätze wieder importieren — etwa eine Preisliste, die Ihnen ein Lieferant geschickt hat. Beides arbeitet jeweils mit einem Formular, und die Exportdatei wird nach dem Formular benannt, mit angehängtem _export (z. B. Invoices_export).
Der beste Start für einen Import ist ein Export. Die hochgeladene Arbeitsmappe definiert die Struktur der App — ihre Zellwerte werden nicht als Daten geladen. Oder überspringen Sie den Export: Leere Vorlage herunterladen (.xlsx) im Import-Dialog liefert dieselbe Kopfzeile ohne Datensätze. Exportieren Sie das Formular deshalb zuerst, auch ganz ohne Datensätze. Die Datei hat genau die richtigen Spaltenüberschriften, einschließlich der Spalte
Record ID und etwaiger Positionsspalten. Füllen Sie Ihre Zeilen aus, behalten Sie dieselben Spalten in derselben Reihenfolge bei, und importieren Sie dann.| Ihre Zeile | Was der Import tut |
|---|---|
Das Formular definiert key-Felder — etwa eine Personalnummer — und die Schlüsselwerte der Zeile treffen einen vorhandenen Datensatz | Dieser Datensatz wird aktualisiert |
Keine Schlüsselfelder, aber die Record ID der Zeile trifft einen vorhandenen Datensatz | Dieser Datensatz wird aktualisiert |
Nichts trifft zu — neue Schlüsselwerte oder eine leere Record ID | Ein neuer Datensatz wird angelegt |
- Import aktualisiert und ergänzt in einem Durchgang. Eine Zeile, die einen vorhandenen Datensatz trifft, aktualisiert ihn; eine Zeile ohne Treffer legt einen neuen Datensatz an. Getrennte Dateien für „Aktualisieren“ und „Hinzufügen“ brauchen Sie nie.
- Zuordnung über Schlüssel. Definiert ein Formular
key-Felder — etwa eine Personalnummer —, aktualisiert der Import die Datensätze mit übereinstimmenden Schlüsselwerten. Ohne Schlüssel entscheidet die SpalteRecord IDzwischen Aktualisieren und Anlegen. - Automatisch nummerierte Felder bleiben in der Hand der App. Ein Wert in einer
auto-Spalte dient nur dazu, einen vorhandenen Datensatz zum Aktualisieren zu finden. Eine neue Zeile erhält immer einen frisch vergebenen Wert (fortlaufende Nummer oderulid/nanoid), selbst wenn die Zelle einen enthält. Importierte Zeilen können deshalb nie mit Nummern kollidieren, die die App bereits vergeben hat. Lassen Sie dieauto-Spalte bei Zeilen leer, die neu angelegt werden sollen. - Maskierte Werte lassen sich gefahrlos erneut importieren. Exporte zeigen sensible Felder als
••••••. Beim erneuten Import dieser Datei bleibt der gespeicherte Wert unangetastet — eine maskierte Zelle bedeutet „unverändert“ —, sodass Sie echte Daten nie mit Maskierungspunkten überschreiben können. - Jeder Import endet mit einer Zusammenfassung. Sie sehen die Gesamtzahl der Zeilen, wie viele erstellt, aktualisiert oder übersprungen wurden (leere oder nicht erkannte Zeilen) und wie viele Fehler hatten. Jede fehlgeschlagene Zeile wird aufgeführt, damit Sie sie korrigieren und erneut importieren können. Positionen werden getrennt als importiert bzw. übersprungen gezählt. Nichts geht stillschweigend verloren.
- Ihre Nachschlagetabellen reisen mit. Ein Excel-Export — und das Arbeitsbereich-Backup — enthält für jede Nachschlage-/Stammdatentabelle ein eigenes Blatt mit den aktuellen Werten. Beim erneuten Import der ganzen App (oder beim Wiederherstellen eines Backups) kommen Ihre Änderungen aus der Stammdatenpflege zurück. Sensible Stammdatenspalten werden wie Datensätze maskiert (
••••••, sofern Sie sensible Daten nicht einschließen), und eine maskierte Zelle überschreibt nie einen gespeicherten Wert.