Sheetward Benutzerhandbuch

Sicherheit & Datenresidenz

In Ihren Datensätzen steckt oft, was nicht nach außen dringen darf — Gehälter, Kartennummern, Kundendaten. Sheetward schützt sie mit Zugriffssteuerung, Isolation und optionaler Verschlüsselung. Hier lesen Sie, was jede davon für Sie leistet — und wo die Grenzen liegen.

• Zugriff & Isolation. Jede Person hat pro App eine Rolle (Eigentümer / Bearbeiter / Betrachter) — wer was sehen und ändern darf, ist damit immer eindeutig geregelt. Administratoren können den Arbeitsbereich für Mitglieder außerdem vorübergehend sperren. Die Daten Ihres Arbeitsbereichs sind von allen anderen Arbeitsbereichen abgeschottet: Beim gemeinsam genutzten Hosting erreicht jeder Arbeitsbereich ausschließlich seine eigenen Zeilen, und eine selbst gehostete App hat ihre eigene, separate Datenbankdatei. Die Anmeldung erlaubt eine aktive Sitzung: Wer sich auf einem neuen Gerät anmeldet, wird überall sonst abgemeldet.
• Automatische Abmeldung. Ein gemeinsam genutzter Bildschirm, den jemand offen stehen lässt, ist ein einfacher Weg, Daten preiszugeben. Ein Arbeitsbereich-Administrator kann ein Inaktivitäts-Zeitlimit festlegen (Admin-Konsole → Benutzer), sodass alle nach einer Zeit ohne Aktivität abgemeldet werden — mit einer kurzen Vorwarnung. Standardmäßig ist das aus; bleibt das Feld leer, bleiben alle angemeldet, bis sie sich selbst abmelden.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Ein gestohlenes Passwort allein bringt einen Angreifer nicht weiter. Sobald Ihr Betreiber 2FA aktiviert hat, können Sie Ihrer Passwort-Anmeldung einen Einmalcode aus einer Authenticator-App (Google Authenticator, 1Password, Authy …) hinzufügen. Einrichten können Sie das unter Einstellungen › Konto, neben „Passwort ändern“. Beim Aktivieren erhalten Sie zehn einmal verwendbare Wiederherstellungscodes: Bewahren Sie sie sicher auf — sie sind Ihr einziger Weg zurück, falls Sie Ihr Telefon verlieren. 2FA gilt für die Passwort-Anmeldung; die Anmeldung mit Google ist bereits durch Google geschützt.
• Anmeldewarnungen für neue Geräte. Hat Ihr Betreiber dies aktiviert, erhalten Sie eine E-Mail, sobald sich jemand mit Ihrem Konto von einem bisher unbekannten Gerät oder aus einem bisher unbekannten Land anmeldet — eine unerwartete Anmeldung bleibt so nie unbemerkt. Waren Sie das nicht, ändern Sie Ihr Passwort sofort über Passwort vergessen.
• Ihre Daten und Ihr Konto. Unter Einstellungen › Konto › Ihre Daten können Sie eine Kopie oder Korrektur der personenbezogenen Daten anfordern, die Sheetward über Sie speichert (die Anfrage geht an den Compliance-Kontakt und wird innerhalb von 30 Tagen beantwortet), oder Ihr Konto löschen — ein Bestätigungslink geht an Ihre E-Mail; das Öffnen entfernt Ihre Anmeldung und Mitgliedschaften. Wenn Sie einen Arbeitsbereich besitzen, schließen Sie ihn zuerst in der Admin-Konsole. Ein Arbeitsbereich, dessen Plan endete, wird nach der Karenzzeit gesperrt und für die vom Betreiber festgelegte Aufbewahrungsfrist (standardmäßig 90 Tage) behalten, mit Erinnerungen an Tag 60 und 83, und dann mit seinen Apps, Datensätzen, Dateien und Backups gelöscht.
• Die von Ihnen akzeptierten Vereinbarungen finden Sie unter Konto → Ihre Daten, jeweils mit einem permanenten Link zu genau der Version, der Sie zugestimmt haben. Veröffentlichte Versionen ändern sich nicht; bei einer Überarbeitung der Nutzungsbedingungen oder der Datenschutzerklärung bittet Sheetward Sie bei der nächsten Anmeldung, die neue Version zu prüfen und zu akzeptieren.
• Feldverschlüsselung (Verschlüsselung im Ruhezustand). Aktiviert Ihr Betreiber sie, werden sensible Felder verschlüsselt, bevor sie die Datenbank überhaupt erreichen — mit einem Schlüssel, den die Datenbank nie besitzt. Wer in die rohe Datenbank, ein Backup oder ein Dashboard schaut, sieht also nur unlesbaren Text. Automatisch abgedeckt sind ssn- und credit_card-Felder, dazu jedes Feld, das Sie auf dem Regeln-Blatt mit sensitive, mask oder pii kennzeichnen. So lässt sich auch eine Gehaltsspalte oder ein Freitext-Notizfeld verschlüsseln. Werte sehen nur Personen, die dazu berechtigt sind; in Exporten und Support-Sitzungen bleiben sie standardmäßig maskiert. Kartennummern werden immer auf die letzten 4 Ziffern gekürzt. Ein Kompromiss: Ein verschlüsseltes Feld lässt sich nicht nach Teilen seines Textes durchsuchen.
• Support-Zugriff. Der Sheetward-Support sieht Ihre Daten erst, nachdem Sie eine schreibgeschützte, zeitlich begrenzte Einwilligung erteilt haben — und selbst dann bleiben sensible Felder maskiert. Sie können die Daten einer App auch so kennzeichnen, dass der Support sie gar nicht öffnen kann.
• Datenresidenz. Ihre gehosteten Daten liegen in der Region der Sheetward-Bereitstellung, bei der Sie sich anmelden; eine Regionswahl pro Arbeitsbereich gibt es derzeit nicht, und die Feldverschlüsselung nutzt einen einzigen, vom Betreiber verwalteten Schlüssel. Müssen Ihre Daten in einem bestimmten Land bleiben — oder wollen Sie den Verschlüsselungsschlüssel selbst besitzen —, dann hosten Sie die App oder ein veröffentlichtes eigenständige App selbst. Damit liegt vollständig in Ihrer Hand, wo Ihre Daten gespeichert sind und wer die Schlüssel hält.