Sheetward Benutzerhandbuch

Mitglieder & Rollen

Sheetward arbeitet mit zwei Rollenebenen: Sie legen fest, wer den Arbeitsbereich leitet, und — davon unabhängig — wer jede einzelne App nutzen darf. Eine Arbeitsbereichsrolle — Administrator, Ersteller oder Mitglied — wird beim Einladen gewählt und gilt für den gesamten Arbeitsbereich. Eine App-Rolle — Eigentümer, Bearbeiter oder Betrachter — gilt für eine einzelne App. Beide sind unabhängig voneinander: Arbeitsbereichsrollen vergeben Sie in der Admin-Konsole → Benutzer, App-Rollen auf dem Tab Mitglieder jeder App.

Jemanden in den Arbeitsbereich einladen

1. Öffnen Sie die Admin-Konsole → Benutzer (nur Administratoren).
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein.
3. Wählen Sie die Arbeitsbereichsrolle dieser Person — Administrator, Ersteller oder Mitglied.
4. Senden Sie die Einladung.
5. Die Person folgt dem Link aus der E-Mail, legt ein Passwort fest und tritt Ihrem Arbeitsbereich bei.

Arbeitsbereichsrollen

App-Rollen — der Eigentümer der App vergibt sie pro App auf dem Tab Mitglieder:

Datensatz-Sichtbarkeit einschränken. Sollen Bearbeiter nur die eigene Arbeit sehen — etwa jede Person im Vertrieb nur die eigenen Spesenabrechnungen —, kann ein App-Eigentümer dies auf der Seite Mitglieder der App einschalten. Eigentümer sehen weiterhin jeden Datensatz; jeder Bearbeiter sieht nur die Datensätze, die er selbst angelegt hat — in der Datensatzliste, der Suche, in Exporten und Dashboards gleichermaßen. Selbst die Datensatzzahl auf der App-Kachel entspricht dem, was die jeweilige Person tatsächlich sieht. Die Rolle Betrachter ist nicht verfügbar, solange dies aktiv ist. Der Schalter lässt sich erst aktivieren, wenn vorhandene Betrachter eine andere Rolle bekommen haben oder entfernt wurden — er entfernt nie selbst jemanden. Er verweigert die Aktivierung auch, solange die App im Web veröffentlicht ist — ein öffentlicher Leser ist ein anonymer Betrachter —, heben Sie die Veröffentlichung also zuerst auf. Veröffentlichte eigenständige Apps behalten die Einschränkung. Sie schaltet sich außerdem automatisch ein — und bleibt eingeschaltet —, solange der Genehmigungs-Workflow der App aktiv ist.

Genehmigungs-Workflow. Wenn Datensätze eine Freigabe brauchen — eine Spesenabrechnung, eine Bestellung —, kann ein App-Eigentümer den Workflow auf der Seite Mitglieder einschalten. Dazu müssen ein Genehmiger und ein stellvertretender Genehmiger aus den Mitgliedern der App benannt werden; zugleich wird Datensatz-Sichtbarkeit einschränken eingeschaltet. Datensätze durchlaufen dann Entwurf → eingereicht → genehmigt oder abgelehnt. Die erstellende Person reicht ein und kann zurückziehen, bevor jemand entscheidet. Jeder der beiden Genehmiger kann genehmigen oder ablehnen — nie die eigene Einreichung, genau deshalb gibt es zwei Genehmiger. Ein eingereichter oder genehmigter Datensatz ist für alle schreibgeschützt, damit sich kein freigegebener Datensatz stillschweigend ändert. Das bleibt so, bis er zurückgezogen, abgelehnt oder vom Eigentümer bzw. der erstellenden Person wieder geöffnet wird. Genehmiger finden wartende Datensätze im Bereich Zu Ihrer Genehmigung oberhalb der Datensatzliste. Beim Ablehnen ist eine Anmerkung mit der Begründung erforderlich (beim Genehmigen optional); sie erscheint am Datensatz und in dessen Verlauf. Auch das Löschen ist bewusst geregelt: Eigentümer können Entwürfe und abgelehnte Datensätze löschen, Bearbeiter nur selbst erstellte Datensätze — und nur, solange sie Entwürfe sind. Ein Status-Chip zeigt den Zustand jedes Datensatzes, und das Posteingang-Symbol zeigt einen roten Punkt, wenn etwas auf Sie wartet. Die Beteiligten werden unter Nachrichten benachrichtigt. Veröffentlichte eigenständige Apps behalten den gesamten Ablauf (ohne E-Mail).