Regeln: Validierung & Schlüssel
Mit Regeln halten Sie fehlerhafte Daten aus Ihrer App heraus — ein Betrag, der nicht negativ werden darf, ein Enddatum, das nicht vor dem Start liegen kann, eine Rechnungsnummer, die Ihrem Format folgen muss. Sie schreiben Regeln in Ihre Arbeitsmappe, auf ein Blatt namens Rules_ (auch die Einzahl Rule_ und Validation_ funktionieren). Eine Zeile pro Regel, mit diesen Spalten: Field, Rule Type, Value, Message, Section, Form. Die Spalte Rule Type bestimmt, was geprüft wird:
| Regeltyp | Wirkung |
|---|---|
| required | Das Feld darf nicht leer bleiben. Die Spalte Value kann zusätzlich einen Vergleich enthalten — bei end_date zum Beispiel: "greater or equal to start_date". |
| min / max | Legt den kleinsten oder größten erlaubten Wert fest. Die Grenze kann eine Zahl, ein Datum (geschrieben 2026-07-01) oder der Name eines anderen Felds sein — "end_date | min | start_date" sorgt dafür, dass das Enddatum nicht vor dem Start liegt. Nur ein numerisches min oder max macht das Feld zugleich erforderlich. |
| min_length / max_length | Begrenzt, wie kurz oder lang der Text sein darf — etwa ein Kostenstellen-Code mit mindestens 3 Zeichen. |
| pattern | Der Wert muss einem Textmuster (einem regulären Ausdruck) entsprechen — praktisch für feste Formate wie Rechnungs- oder Umsatzsteuernummern. |
| key | Markiert das Feld als Geschäftsschlüssel des Datensatzes — eine Bestellnummer, eine Personalnummer. Das Feld wird dadurch erforderlich, und Importe finden darüber den zu aktualisierenden Datensatz, statt ein Duplikat anzulegen. Ein Formular kann nur einen Schlüssel haben. |
| subkey | Ein zweiter Teil des Geschäftsschlüssels — einer pro Formular und nur zusammen mit einem Schlüssel. Sind beide gesetzt, gleichen Importe über das Paar ab (etwa Personalnummer + Woche). Auch "sub key", "sub_key" oder "sub-key" geschrieben. |
| sensitive / mask / pii | Schützt vertrauliche Daten — Gehälter, Ausweisnummern, Bankverbindungen. Das Feld (jeden Typs) erscheint maskiert in der Tabelle, im Formular, in Ausdrucken und Exporten und wird verschlüsselt gespeichert, wenn Ihr Betreiber die Feldverschlüsselung eingeschaltet hat. Um stattdessen eine Spalte einer Nachschlagetabelle zu schützen, nennen Sie diese Liste in der Spalte Form. Sie ist dann in der Stammdatenpflege maskiert, und jedes Formularfeld, das diese Spalte liest — ein Dropdown oder ein automatisch ausgefüllter Wert —, ist ebenfalls maskiert. |
| public | public — für eine veröffentlichte App (Einstellungen → Im Web veröffentlichen): Die öffentliche Seite zeigt nur die in diesem Formular mit public markierten Felder. Ohne public-Regeln zeigt die öffentliche Seite, was ein Betrachter sieht. Ein als public markiertes sensibles Feld erscheint maskiert — nie der echte Wert. Keine Auswirkung innerhalb Ihres Arbeitsbereichs. |
| conditional / validation | z. B. "required if status is 'Active'". Bedingungen können zusammengesetzt sein — AND / OR / XOR — und Symbole (=, !=, >=, <=, >, <) oder Wörter verwenden; der Vergleichswert kann ein anderes Feld sein. Die Regel liest sich mit oder ohne führendes "if" gleich gut und verträgt Klammern — "(total > 100) then required" und "if total > 100 then required" bedeuten dasselbe (etwa ein Beleg, der nur bei Ausgaben über 100 verlangt wird). |
| between / range | Hält einen Wert innerhalb eines Bereichs: between <low> and <high>. Jede Grenze kann ein fester Wert, ein Feldname oder "system date" / "today" sein (der Tag, an dem der Datensatz gespeichert wird). Ein Positionsdatum lässt sich sogar durch Felder des Kopfbereichs begrenzen ("between start_date and end_date from HEADER") — nützlich, um Stundenzettel-Zeilen im Abrechnungszeitraum zu halten. |
| auto / autogen | Die App nummeriert jeden neuen Datensatz für Sie — beginnend bei 1 oder bei der Zahl in der Spalte Value (100 → 100, 101, 102 …). Ist der Data type des Felds eine generierte Kennung (ulid / nanoid), erzeugt die App statt einer Nummer diese Kennung nach ihrem eigenen Verfahren. Das Feld ist schreibgeschützt, und einmal vergebene Nummern ändern sich nie. Ein Auto-Feld ist zugleich der Schlüssel — sein Abschnitt kann daher kein separates Schlüsselfeld tragen. |
| derived | Der Wert wird nachgeschlagen oder berechnet, nie eingetippt. Er kann aus Stammdaten kommen — ein ganzer Datensatz mit from Products oder eine einzelne Spalte mit Product.UOM (bzw. UOM from Product, wenn der Feldname von der Spalte abweicht, z. B. eine Einheiten-Auswahl aus uom) — oder aus einer Datumsberechnung. |
| calc / calculation | Die App berechnet und speichert den Wert — eine Währungs- oder Einheitenumrechnung (siehe Währungs- & Einheitenumrechnung). Schreibgeschützt und bei jedem Speichern aktualisiert, damit er nie veraltet; was hineingetippt oder importiert wird, wird ignoriert. Auch als calculation geschrieben. |
| display | Wird angezeigt, nie eingetippt. Verwenden Sie es für einen Wert, der aus einem Standardwert statt vom Benutzer kommt — z. B. zeigt ein submission_date mit required + display und system date in der Spalte Value das heutige Datum, nicht bearbeitbar. Anders als bei calc oder auto berechnet oder vergibt die App hier nichts — sie zeigt den Standardwert, den das Feld mitbringt. |
Rules_-Zeile hinzu. Ein Feld sales_order, das zugleich der Geschäftsschlüssel (key) ist und per auto nummeriert wird, ergibt zwei Zeilen mit demselben Field.start_date/end_date, from_date/to_date …), sorgt die App dafür, dass das Ende nie vor dem Start liegt — keine Regel nötig.Standardwerte sparen Tipparbeit. Die Spalte Value jeder Regel kann das Feld vorbelegen: default value "Active" oder default = X. Text — mit oder ohne Anführungszeichen — wird wörtlich übernommen; ein Verweis auf ein anderes Feld (default = HEADER.currency_code) oder eine kleine Berechnung (default = amount / 100) wird ausgewertet, wenn das Formular oder die Positionszeile geöffnet wird. Die Wörter system date / today / now tragen das Erstellungsdatum des Datensatzes ein — kombinieren Sie sie mit display, um es schreibgeschützt anzuzeigen.
Einheit oder Währung vorbelegen. Beides sitzt auf dem kleinen Auswahlfeld neben dem Wert, nicht auf der Wertspalte selbst — eine Regel für Quantity würde also die Zahl vorbelegen, nicht ihre Einheit. Benennen Sie stattdessen das Auswahlfeld: Unit (auch UoM, Units oder unit_of_measure) und Currency, mit default value "KGM" bzw. default value "USD" in der Spalte Value. Setzen Sie die Section, damit die richtige Tabelle sie erhält — Positionen und Kopfbereich haben je ein eigenes Auswahlfeld. Noch einfacher, wenn der Code nie wechselt: Schreiben Sie ihn in die Unit- oder Currency-Spalte Ihrer Beispielzeile, dann wird er ganz ohne Regel zur Vorgabe; eine Regel sticht diesen Beispielwert.
Geld- und Mengenfelder können sich selbst umrechnen — eine Auftragssumme in Euro, ein Gewicht in Kilogramm — wobei das Ergebnis gespeichert und aktuell gehalten wird. Siehe Währungs- & Einheitenumrechnung.
Für berechnete Felder — Summen, Rechenausdrücke sowie IF- und Wahr/Falsch-Logik (boolesch) auf einem Formula_-Blatt — siehe Formeln.