Sheetward ユーザーガイド

メンバーとロール

Sheetward のロールは 2 つの層に分かれているので、誰がワークスペースを運営するかと、誰が各アプリを使えるかを、それぞれ別々に決められます。ワークスペースロール（管理者・ビルダー・メンバー）は招待するときに選び、ワークスペース全体に適用されます。アプリロール（オーナー・編集者・閲覧者）は 1 つのアプリだけに適用されます。両者は独立しており、ワークスペースロールは管理コンソール → ユーザーで、アプリロールは各アプリのメンバータブで設定します。

ワークスペースに招待する

1. 管理コンソール → ユーザーを開きます（管理者のみ）。
2. 招待したい人のメールアドレスを入力します。
3. ワークスペースロール（管理者・ビルダー・メンバー）を選びます。
4. 招待を送信します。
5. 相手はメールに届いたリンクからパスワードを設定し、ワークスペースに参加します。

ワークスペースロール

アプリロール — アプリのオーナーが、アプリごとに、そのアプリのメンバータブで付与します：

レコードの表示制限。各営業担当には自分の経費精算だけを見せたい、というように編集者に自分の作成分だけを見せたいときは、アプリのオーナーがアプリのメンバーページからこの機能をオンにできます。オーナーは引き続きすべてのレコードを見られますが、各編集者に見えるのは自分が作成したレコードだけです。レコード一覧・検索・エクスポート・ダッシュボードのすべてに適用され、アプリタイルのレコード数まで、各自が実際に見られる数と一致します。オンの間、閲覧者ロールは使えません。既存の閲覧者のロールを変更するか削除するまでスイッチはオンにならず、スイッチ自体が誰かを削除することはありません。また、アプリがウェブに公開されている間もオンにできません — 公開ページの読者は匿名の閲覧者だからです。先に公開を解除してください。公開されたスタンドアロンアプリでも制限は維持されます。また、アプリの承認ワークフローが有効な間は自動的にオンになり、オンのまま保たれます。

承認ワークフロー。経費精算や発注書のように、レコードに承認（サインオフ）が必要なときは、アプリのオーナーがメンバーページからワークフローをオンにできます。オンにするには、アプリのメンバーから承認者と代理承認者の両方を指定する必要があり、同時にレコードの表示制限もオンになります。レコードは「下書き → 提出済み → 承認済みまたは却下」と進みます。作成者が提出し、誰かが対応する前なら取り下げられます。承認と却下はどちらの承認者でも行えますが、自分自身の提出は扱えません — 承認者が 2 名いるのはまさにそのためです。提出済み・承認済みのレコードは全員にとって読み取り専用なので、承認済みのレコードが気づかないうちに変わることはありません。取り下げか却下、またはオーナーか作成者による再オープンまで、その状態が続きます。承認者には、レコード一覧の上の承認待ちセクションに、待っているレコードがまとまって表示されます。却下には判断の理由を書いたメモが必須です（承認では任意）。メモはレコード上とその履歴に表示されます。削除にも明確なルールがあります。オーナーは下書きと却下済みのレコードを削除でき、編集者が削除できるのは自分が作成したレコードだけ、それも下書きの間だけです。各レコードの状態はステータスチップで分かり、対応待ちがあると受信トレイのアイコンに赤い点が付きます。関係する人にはメッセージで通知が届きます。公開されたスタンドアロンアプリでも、この流れ全体が維持されます（メール通知を除く）。