Sheetward ユーザーガイド

セキュリティとデータレジデンシー

レコードには、給与、カード番号、顧客情報など、決して漏らしてはならない情報が含まれがちです。Sheetward はそれらをアクセス制御、分離、そして任意の暗号化で守ります。ここでは、それぞれが何をしてくれるのか、そして限界はどこにあるのかを説明します。

• アクセスと分離。 全員がアプリごとにロール（オーナー／編集者／閲覧者）を持つため、誰が何を見て、何を変更できるかが常にはっきりしています。管理者は、ワークスペースをメンバーに対して一時的にロックすることもできます。ワークスペースのデータは、ほかのすべてのワークスペースから完全に切り離されています。共有ホスティングでは、どのワークスペースも自分のレコード（行）にしかアクセスできず、セルフホストしたアプリは専用のデータベースファイルを持ちます。サインインできるのは1 つのアクティブセッションだけです。新しい端末でサインインすると、ほかのすべての端末からサインアウトされます。
• 自動サインアウト。 開いたままの共有画面は、情報漏えいの身近な入り口です。ワークスペースの管理者はアイドルタイムアウトを設定でき（管理コンソール → ユーザー）、一定時間操作がないと、短い警告のあと全員がサインアウトされます。既定では無効です。空欄のままにすれば、各自がサインアウトするまでサインインした状態が続きます。
• 2 段階認証（2FA）。 パスワードを盗まれただけでは、攻撃者はどこにも入れません。運営者が 2FA を有効にすると、パスワードでのサインインに、認証アプリ（Google Authenticator、1Password、Authy など）のワンタイムコードを追加できます。設定は設定 › アカウントの「パスワードを変更」の隣で行います。有効にすると、1 回限りのリカバリコードが 10 個発行されます。スマートフォンを紛失したときに戻れる唯一の手段なので、安全な場所に保管してください。2FA が守るのはパスワードでのサインインです。Google でサインインは、すでに Google 側で保護されています。
• 新しいデバイスからのサインイン通知。 運営者がこの機能を有効にしていると、これまで使われたことのない端末や国からアカウントにサインインがあるたびに、メールでお知らせが届きます。身に覚えのないサインインを見逃さないためです。心当たりがなければ、パスワードをお忘れですかからすぐにパスワードを変更してください。
• あなたのデータとアカウント。 設定 › アカウント › あなたのデータ から、Sheetward が保持するあなたの個人データのコピーや訂正を依頼できます（依頼はコンプライアンス窓口に届き、30 日以内に回答します）。アカウントの削除も可能で、確認リンクがメールで届き、開くとサインインとメンバーシップが削除されます。ワークスペースを所有している場合は、先に管理コンソールから閉鎖してください。プランが終了したワークスペースは猶予期間後にロックされ、運営者が設定した保持期間（既定 90 日）維持され、60 日目と 83 日目にリマインダーが届いた後、アプリ・レコード・ファイル・バックアップとともに削除されます。
• 同意した規約はアカウント → あなたのデータに一覧表示され、それぞれ同意した時点の正確なバージョンへの固定リンクが付いています。公開後のバージョンは変更されません。利用規約やプライバシーポリシーを改定した場合は、次回サインイン時に新しいバージョンの確認と同意をお願いします。
• フィールド暗号化（保存時の暗号化）。 運営者が有効にすると、機密フィールドはデータベースに届く前に暗号化され、その暗号化キーはデータベース側には一切保存されません。そのため、データベースそのものやバックアップ、ダッシュボードを覗いても、判読できない文字列しか見えません。ssn と credit_card のフィールドは自動的に対象になり、さらに Rules シートで sensitive、mask、pii と指定した任意のフィールドも対象になります。つまり、給与の列や自由記述のメモ欄も暗号化できます。値が見えるのは閲覧する権限のある人だけで、エクスポートやサポートセッションでは既定でマスクされたままです。カード番号は常に下 4 桁に短縮されます。ひとつだけ注意点があります。暗号化されたフィールドは、文字列の一部での検索ができません。
• サポートアクセス。 Sheetward のサポートがあなたのデータを見られるのは、あなたが読み取り専用・期限付きの同意を与えた場合だけです。その間も、機密フィールドはマスクされたままです。さらに、アプリのデータをサポートが一切開けないように指定することもできます。
• データレジデンシー。 ホストされたデータは、サインイン先の Sheetward 環境が置かれているリージョンに保存されます。現在のところワークスペースごとにリージョンを選ぶことはできず、フィールド暗号化には運営者が管理する 1 つの暗号化キーが使われます。データを特定の国にとどめる必要がある場合や、暗号化キーをご自身で保有したい場合は、アプリまたは公開したスタンドアロンアプリをセルフホストしてください。そうすれば、データの置き場所も、キーの持ち主も、完全にあなたの管理下に置けます。